個人情報保護方針

近年、高度情報化社会を迎え、個人情報保護の重要性が一段と高まっております。我々協同組合の属するビルメンテナンス業界においても、個人情報保護には大きな関心を持っており、また、重要な社会的責務であると考えます。
当組合は、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進することを宣言致します。

第１条 個人情報の取得、利用及び提供

当組合は、利用目的を明確にしたうえで適切に取得、利用及び提供します。目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。
利用目的は、個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う個人情報管理責任者の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。
また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、組合内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。

第２条 個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行います。また個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐため、安全管理措置を規定し実施します。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。

第３条 法令・規範の遵守

当組合は、当組合が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

第４条 問合せ・苦情への対応

当組合は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

第５条 個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善

当組合は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

個人情報の取り扱いについて

皆様からお預かりする個人情報の取り扱いについて下記のとおり公表いたします。

１．事業者の氏名または名称

全協ビル管理連合協同組合

２．個人情報管理責任者

全協ビル管理連合協同組合
連絡先「9.個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせ先」と同じ

３．個人情報の利用目的について

当組合がお預かりした個人情報は、個人情報を頂いた方に承諾を得た範囲内で、また、収集目的に沿った範囲内で利用致します。利用目的については、以下の「利用目的の範囲」の内、当組合の正当な事業の範囲内でその目的の達成に必要な事項を利用目的と致します。

（１）お取引先の個人情報
お取引先からの指示、発注、契約、請求これらに係る連絡及びこれらの実施に係る業務のため

（２）役員に関する個人情報
会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため

（３）組合員に関する個人情報
入札業務の展開に当たり、直接組合員からお預かりした個人情報を利用します

（４）従業員の個人情報
従業員の雇用管理のため（給与・税務処理、社会保険関係の手続き、健康管理、福利厚生等）

（５）採用応募者に関する個人情報
採用情報等の提供・連絡及び採用選考業務のため

（６）お問い合わせいただいた方の個人情報
お問い合わせ、ご相談、クレーム等への対応に係る業務のため
上記以外の目的で、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用について、お客様の同意を頂くものとします。

（７）外国人技能実習に関する個人情報
技能実習に関する業務を遂行するため

４．個人情報の第三者への提供について

取得した個人情報は、本人の同意を得ることなく、業務委託先以外の第三者に提供することはあません。但し、法令による場合、及び生命、健康、財産等に重大な危険を及ぼす場合は除きます。

５．個人情報の第三者への委託について

業務の一部を外部に業務委託する際は、個人情報を適切に保護できる体制を敷き実行していることを条件に委託先を厳選し、機密保持契約を締結し、適切な管理・監督のもとで委託を行います。

６．個人情報提供の任意性

ご自身の個人情報を当組合に提供されるか否かは、ご自身の自由な判断によりますが、ご提供いただけない場合には、上記利用目的のサービスが提供できない場合がありますので予めご了承下さい。

７．開示対象個人情報の開示等の求めについて

本人からの求めにより、当組合が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示（以下｢開示等」という）に応じます。

（１）開示対象個人情報の利用目的
①お取引先の開示対象個人情報
お取引先からの指示、発注、契約、請求これらに係る連絡及びこれらの実施に係る業務の為
②役員に関する開示対象個人情報
会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
③組合員に関する開示対象個人情報
入札業務の展開に当たり、組合員からお預かりした開示対象個人情報
④従業員の開示対象個人情報
従業員の雇用管理のため（給与・税務処理、社会保険関係の手続き、健康管理、福利厚生など）
⑤採用応募者に関する開示対象個人情報
採用情報等の提供・連絡及び採用選考業務のため
⑥お問い合わせいただいた方の開示対象個人情報
お問い合わせ、ご相談、クレーム等への対応に係る業務のため

（２）開示等の求め及び開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先
「9.個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせ先」と同じ

（３）開示等の求めに際して提出すべき書面と開示等の求めの方法
①「個人情報に関する開示等申請書」（当組合所定の用紙）にご記入いただき、面談または郵送により受け付けます。ご本人確認用の必要書類を添付の上、（１）開示などの求めの申し出先までご持参またはご郵送ください。
②ご本人確認用の必要書類
・運転免許証、健康保険証、年金手帳等、パスポート、住民票の写し等代理人の場合は、上記の書類のほか、当該本人からの委任状及び代理人自身の本人確認用の上記書類を提出していただきます。本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
③当組合からの回答方法
申請書に記載された住所に書面にて回答いたします。

（４）開示等の求めに関する手数料及び徴収方法
請求１件につき５００円の定額小為替（定額小為替発行手数料は本人負担とする）を徴収します。この手数料には、当組合から本人への郵送の際の簡易書留料金を含みます。
ただし、内容の訂正・追加・削除及び利用停止の場合は、手数料は徴収しません。
その他、書面以外の方法で開示するなどして実費を要した場合は、その明細と金額を明らかにし て別途、請求いたします。

（５）次に定める場合及び申請書類に不備がある場合には、求めに対して対応することができない場合 があります。対応をしない決定をした場合には、その旨理由を付記して通知することとします。
① 利用目的の通知
ａ）利用目的を本人に通知し、又は公表することによって、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ｂ）利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当組合の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
ｃ）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって、事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
ｄ）すべての開示対象個人情報の利用目的が、本人の知り得る状態に置かれていることによって明らかな場合
② 開示、利用の停止、消去、第三者への提供の停止
ａ）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ｂ）当組合の適正な業務の実施に著しく支障を及ぼす恐れがある場合
ｃ）法令に違反することとなる場合

８.安全管理措置

（１）人的安全管理措置
①個人情報の取扱いに関する留意事項について、職員に定期的な研修を実施します。
②個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載します。

（２）物理的安全管理措置
①個人情報を取り扱う部署において、職員の入退室管理及び持ち込む機器の制限を行います。
②個人情報を取り扱う権限のない職員の、個人情報の閲覧を防止する措置を講じます。
③個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難、紛失等を防止するための措置を講じます。
④個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の移動、運搬の際の、個人情報判明防止の措置を講じます。

（３）技術的安全管理措置
①個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス、不正ソフトウェアから保護する措置を導入します。

（４）外的環境の把握
①個人情報を保管しているネパールにおける個人情報保護に関する制度を把握し、安全管理措置を実施します。

（５）安全管理のために講じた措置として本人の知り得る状態に置くための措置内容
①基本方針の策定
 個人情報の適正な取り扱いのための個人情報基本方針を策定します。
②個人情報の取扱いに係る規律の整備
 個人情報の取扱いに係る規律・体制の整備・改善を行います。
③組織的安全管理措置
 個人情報の安全管理措置を講じ、その漏えい等の防止に努めます。

９．個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせ先

＜個人情報問い合わせ窓口＞
〒350-0046 埼玉県川越市菅原町25-1 石井ビル 301
Tel:049-223-4035
Fax:049-223-4037